Avertizor

POLITICĂ PRIVIND AVERTIZORII ÎN INTERES PUBLIC

SOCIETATEA CREȘTINĂ MEDICALĂ MUNPOSAN ’94 S.R.L („Munposan”), cu sediul în București, Șos. Colentina, nr. 16, Bloc A5, ap. B44, Sector 2, și adresa de corespondență în București, str. Witing, nr. 10-12, Sector 1, înregistrată în Registrul Comerțului sub nr. J40/12235/1994, având cod unic de înregistrare 5854268, e-mail de corespondență office@mhospital.ro, („Societatea”, „Noi”) își dorește să ofere atât salariaților, cât și partenerilor de afaceri, un mediu de lucru caracterizat de un grad înalt de încredere, având toleranță zero față de orice încălcare a dispozițiilor legale care ar putea avea un impact negativ asupra reputației, imaginii și credibilității Societății.

Prin intermediul prezentei Politici privind avertizorii în interes public („Politica”), dorim să încurajăm angajații Societății, dar și partenerii cu care Societatea colaborează să ne raporteze informații cu privire la orice încălcări potențiale sau efective ale legii, așa cum sunt descrise în prezenta Politică, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul Societății, precum și informațiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări.

Prezenta Politică este redactată în baza dispozițiilor Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public („Legea nr. 361/2022”) care transpune Directiva (UE) 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii (împreună denumite „Legislația aplicabilă”) și stabilește principiile și procedura de raportare a încălcărilor legii, după cum urmează

1. TERMENI ȘI EXPRESII

Termenii definiți în prezenta secțiune, vor avea următorul înțeles atunci când sunt utilizați în prezenta Politică:

2. PRINCIPIILE POLITICII

Principiile care guvernează protecția Avertizorilor în interes public (semnalării de Încălcări ale legii) sunt următoarele:

1. principiul legalității, prin care Societatea se asigură că respectă drepturile și libertățile fundamentale, prin asigurarea respectării depline, printre altele, a libertății de exprimare și de informare, a dreptului la protecția datelor cu caracter personal, a libertății de a desfășura o activitate comercială, a dreptului la un nivel ridicat de protecție a consumatorilor, a dreptului la un nivel ridicat de protecție a sănătății umane, a dreptului la un nivel ridicat de protecție a mediului, a dreptului la o cale de atac eficientă și a dreptului la apărare;
2. principiul responsabilității, conform căruia Avertizorul care constată și raportează Încălcări ale legii este dator să susțină Raportarea cu date sau informații;

• principiul imparțialității, conform căruia examinarea și soluționarea Raportărilor se fac fără subiectivism, indiferent de propriile convingeri și interese;

1. principiul echilibrului, conform căruia nicio persoană nu se poate prevala de prevederile prezentei Politici sau ale Legii nr. 361/2022 pentru a diminua sancțiunea administrativă sau disciplinară pentru o faptă a sa mai gravă care nu are legătură cu raportarea;
2. principiul bunei-credințe, conform căruia este ocrotită persoana care a avut motive întemeiate să creadă că informațiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării şi că respectivele informații intrau în domeniul de aplicare al prezentei Politici și/sau al Legii nr. 361.

3. DOMENIUL DE APLICARE

• Încălcări ale legii care pot face obiectul Raportării

Prezenta Politică se aplică pentru Raportări referitoare la:

• Încălcări ale legii care privesc domeniile prevăzute de Legea nr. 361, în special, dar fără a se limita la următoarele domenii:

1. achiziții publice;
2. servicii, produse și piețe financiare, precum și prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului;

• siguranța și conformitatea produselor;

1. siguranța transportului;
2. protecția mediului;
3. siguranța alimentelor și a hranei pentru animale, sănătatea și bunăstarea animalelor;

• sănătate publică;
• protecția consumatorului;

1. protecția vieții private și a datelor cu caracter personal și securitatea rețelelor și a sistemelor informatice.

• Fraude și orice alte activități ilegale care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene și cum sunt detaliate în măsurile relevante ale Uniunii Europene;

• Încălcări referitoare la piața internă a Uniunii Europene – libera circulație a mărfurilor, a persoanelor, a serviciilor și a capitalurilor, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurență și de ajutoare de stat, precum și încălcări referitoare la piața internă în ceea ce privește actele care încalcă normele privind impozitarea societăților sau mecanismele al căror scop este obținerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăților.

• Persoane care pot fi Avertizori

În înțelesul prezentei Politici, Avertizor poate fi orice persoană care efectuează Raportări și care a obținut informații referitoare la Încălcări ale legii, într-un context profesional, precum următoarele categorii de persoane:

1. Salariați ai Societății, indiferent de tipul de contract individual de muncă încheiat cu Societatea (contract individual de muncă pe durată determinată/nedeterminată, contract individual de muncă cu timp parțial/cu normă întreagă, cu desfășurarea activității în regim de telemuncă) și/sau de funcția ocupată de salariați, salariaților temporari, salariaților delegați și/sau detașați în sediile Societății;
2. Colaboratori ai Societății care desfășoară o activitate independentă, în înțelesul articolului 49 din Tratatul privind Funcționarea Uniunii Europene și au contracte de colaborare cu Societatea;

• acționari, persoane care fac parte din management, din organele de administrare, de conducere sau de supraveghere ale Societății;

1. voluntari şi stagiari (remunerați sau neremunerați);
2. oricare persoană care lucrează sub supravegherea şi conducerea contractanților, a subcontractanților şi a furnizorilor Societății;
3. persoane ale căror raporturi de muncă nu au început încă şi care efectuează raportări prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulgă public informații privind încălcări ale legii obținute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu a încetat;

• persoane care raportează sau dezvăluie public informații privind încălcări ale legii în mod anonim.

4. MODALITĂȚILE ȘI PROCEDURA DE RAPORTARE

În cazul în care ați luat cunoștință despre o Încălcare a legii în Contextul profesional și doriți să o divulgați, aveți posibilitatea să utilizați oricare dintre următoarele metode de Raportare:

• Raportare internă, în cadrul Societății conform prevederilor prezentei Politici, realizează prin mijloacele puse la dispoziție de Societate, acestea constituind canalele interne de raportare;

• Raportare externă, realizată prin canalele externe de raportare reprezentate de autoritățile menționate la Secțiunea 4.2. de mai jos;

Raportarea se efectuează, în principal, prin intermediul canalelor interne de raportare existente (a se vedea Secțiunea 4.1.1. de mai jos privind Raportarea internă). Avertizorul care efectuează o Raportare poate alege, însă, între canalul intern de raportare și canalul extern de raportare. La alegerea canalului de raportare Avertizorul poate lua în considerare aspecte precum:

1. existența riscului de Represalii, în cazul Raportării prin canalele interne;
2. imposibilitatea remedierii încălcării în mod eficace prin intermediul canalelor interne de raportare.

În cele din urmă, dacă ați raportat mai întâi intern și extern sau direct extern o Încălcare a legii, dar considerați că nu s-au luat măsurile corespunzătoare (informare cu privire la înregistrarea /acțiunile subsecvente/soluționarea Raportării) în termen rezonabil care să nu depășească 3 luni sau, în cazuri justificate 6 luni de la primirea raportării, sau aveți motive întemeiate să credeți că Încălcarea legii poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public sau riscul unui prejudiciu care nu mai poate fi remediat sau, în cazul raportării externe, există un risc de Represalii sau o probabilitate redusă ca încălcarea să fie remediată în mod eficace având în vedere circumstanțele specifice ale Raportării, puteți face o Divulgare publică cu privire la Încălcări ale legii, adresându-vă fie organizațiilor profesionale, sindicale sau patronale, organizațiilor neguvernamentale, consiliilor parlamentare, fie prin intermediul presei sau prin punerea la dispoziție, în orice mod în spațiul public a informațiilor referitoare la Încălcări ale legii.

• Procedura de Raportare internă

• Depunerea Raportărilor

Raportările interne se vor face prin următoarele modalități:

1. În scris; sau
2.  

Raportarea în scris se poate efectua: (i) fie prin completarea formularului de Raportare anexat la prezenta Politică ca Anexa nr. 1 – Formular Raportare în interes public („Formularul”) pe care îl puteți depune fizic în locul special amenajat (cutia de sesizări și reclamații a Societății), sau la căsuța poștală a Societății, sau prin plic trimis prin poștă/curier, în toate cazurile menționând pe plic „CONFIDENȚIAL – DEPARTAMENTUL JURIDIC – ÎN ATENȚIA PERSOANEI DESEMNATE CF. LEGII 361/2022”, fie prin transmiterea Formularului la următoare adresă de e-mail dedicată: avertizor@mhospital.ro (cu mențiunea în subiect „CONFIDENȚIAL”), sau (ii) prin completarea formularului de raportare online de pe site-ul Societății la adresa www.mhospital.ro/avertizor .

Raportarea poate fi realizată și oral, și veți putea contacta Persoana desemnată la numărul de telefon dedicat (+4)0374-348-038 sau veți putea solicita o întâlnire față în față cu Persoana desemnată. Vă rugăm să aveți în vedere că atunci când alegeți să faceți Raportarea printr-o linie telefonică, Persoana desemnată poate documenta Raportarea orală prin înregistrarea convorbirii sau printr-o transcriere completă și exactă a conversației În cazul în care nu doriți înregistrarea convorbirii, vă recomandăm să optați pentru una dintre metodele de Raportare în scris.

În plus, în cazul în care solicitați ca Raportarea să aibă loc în prezența Persoanei desemnate, Persoana desemnată va întocmi un proces-verbal de consemnare, într-o formă durabilă și accesibilă, sub rezerva consimțământului dumneavoastră și prin a vă acorda posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a vă exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia. Dacă nu doriți să ne acordați consimțământul pentru transcrierea sau înregistrarea conversației, vă rugăm să faceți Raportarea în scris, pe suport hârtie, Persoanei desemnate, sau prin transmiterea acesteia la adresa de e-mail dedicată sau prin intermediul formularului de raportare.

În situația în care Raportarea vizează Încălcări ale legii posibil comise de Persoana desemnată sau de alt membru al Departamentului Juridic, procedura de Raportare se va face către Directorul Departamentului de Resurse Umane, prin aceleași mijloace ca și mai sus, adresa de email ce se va folosi fiind hr.comunicare@mhospital.ro , și în toate cazurile corespondența fizică sau electronică urmând a purta mențiunea pe plic/subiectul emailului: „CONFIDENȚIAL – PENTRU DIRECTOR  DIRECTIA RESURSE UMANE – AVERTIZARE CF. LEGII 361/2022”.

• Confirmarea și înregistrarea Raportărilor

Persoană desemnată să primească Raportările:

• va înregistra fiecare Raportare primită, la data primirii acesteia, prin completarea Registrului special de raportări în interes public ținut la nivelul Societății, la prezenta Politică, cu data primirii Raportării, numele și prenumele, datele de contact ale Avertizorului în interes public, obiectul raportării și, ulterior soluționării Raportării, cu modul în care a fost soluționată Raportarea;

• va transmite Avertizorului o confirmare a primirii Raportării în cel mult șapte (7) zile calendaristice de la primirea Raportării, cu indicarea numărului de înregistrare și a datei la care Raportarea a fost înregistrată în Registrului special de raportări în interes public ținut la nivelul Societății. Confirmarea primirii raportării se va transmite Avertizorului în scris prin înmânare directă sub semnătură de primire, prin poștă cu confirmare de primire la adresa de corespondență indicată în Formular sau prin mijloace electronice la adresa de email indicată în Formular.

• Efectuarea Acțiunilor subsecvente Raportării și informarea Avertizorului

Persoana desemnată să primească Raportările va analiza Raportarea înregistrată și va stabili Acțiunile subsecvente necesare în vederea verificării aspectelor semnalate în Raportarea și soluționării Raportării, care pot fi:

• solicitarea completării Raportării de către Avertizor în termen de maxim 15 zile de la transmiterea solicitării, în cazul în care Raportarea nu conține toate datele prevăzute în Formular, altele decât datele de identificare ale Avertizorului;
• stabilirea departamentelor din cadrul Societății care ar putea furniza informații cu privire la aspectele semnalate în Raportare;
• contactarea persoanelor care pot furniza informații/ efectua verificări cu privire la aspectele semnalate în Raportare;
• efectuarea verificărilor preliminare și examinarea Raportării;
• contactarea Avertizorului în vederea furnizării de informații suplimentare cu privire la aspectele semnalate în Raportare dacă este necesar).

Persoana desemnată va informa Avertizorul cu privire la stadiul Acțiunilor subsecvente întreprinse cu privire la Raportare, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea Raportării, de la expirarea termenului de 7 zile calendaristice de la primirea Raportării, precum şi, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea Acțiunilor subsecvente, în termen de maxim 7 zile calendaristice de la data la care evoluțiile în desfășurarea Acțiunilor subsecvente au fost aduse la cunoștința Persoanei desemnate cu excepția cazului în care Informarea ar putea periclita desfășurarea acestora.

• Soluționarea Raportărilor

După finalizarea examinării, Persoana desemnată întocmește un raport care cuprinde următoarele elemente: prezentarea situației care a făcut obiectul Raportării, inclusiv descrierea informațiilor aduse la cunoștința Societății prin Raportarea înregistrată, concluzii ale investigației și, în măsura în care consideră oportun, recomandări.

Raportul se va comunica organelor de conducere/control din cadrul Societății în vederea adoptării măsurilor care se impun sau efectuării unor investigații aprofundate, atunci când informațiile conținute în Raportare atrag competența acestora:

1. În cazul în care Raportarea vizează salariați ai Societății raportul se va comunica Conducerii Departamentului de HR;
2. În cazul în care Raportarea vizează partenerii de afaceri clienți/furnizori raportul se va comunica Directorului General al Societății;

• În cazul în care Raportarea vizează directorii/auditorii/acționarii Societății raportul se va comunica Consiliului de Administrație al Societății;

1. În cazul în care Raportarea vizează membrii Consiliului de Administrație al Societății raportul se va comunica acționarilor Societății.

Dacă Raportarea conduce la o investigație oficială (e.g. cercetare disciplinară, sesizarea autorităților competente etc.) aceasta se va realiza în conformitate cu prevederile legale și cu regulile interne aplicabile.

Persoana desemnată va comunica Avertizorului modul în care Raportarea a fost soluționată, în termen de cinci zile de la finalizarea procedurilor rezultate în urma Raportării.

Vă rugăm să aveți în vedere că, potrivit Legislației aplicabile, Raportarea dumneavoastră internă poate fi clasată în una dintre următoarele situații:

1. Raportarea nu conține toate datele prevăzute în Formular (a se vedea datele din Formularul Raportare în interes public prevăzut în Anexa nr. 1 la prezenta Politică), altele decât datele de identificare ale Avertizorului, iar Persoana desemnată a solicitat completarea, însă Avertizorul nu și-a îndeplinit această obligație într-un termen de 15 zile;
2. Raportarea a fost transmisă anonim și nu conține suficiente informații referitoare la Încălcări ale legii, care să permită analizarea și soluționarea raportării, iar Persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, conform secțiunii 4.1.3. din prezenta Politică, fără a primi răspuns la această solicitare de completare;

• În cazul în care Societatea a comunicat o informare cu privire la o Raportare si a primit de la același Avertizor o nouă Raportare cu același obiect, fără a prezenta informații suplimentare care să justifice o Acțiune subsecventă diferită.

Clasarea Raportării se comunică Avertizorului, cu indicarea temeiului legal.

Vă asigurăm că atitudinea onestă nu va duce niciodată la vreun dezavantaj. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că raportarea de informații privind Încălcări ale legii, cunoscând că acestea sunt nereale, constituie conform legii, contravenție și se sancționează de către Agenția Națională de Integritate cu amendă de la 2.500 lei la 30.000 lei, dacă fapta nu a fost săvârșită în astfel de condiții încât să fie considerată, potrivit legii, infracțiune.

• Raportarea externă

În cazul în care considerați că Raportarea dumneavoastră nu a fost soluționată în mod eficace prin intermediul canalului intern sau există risc de Represalii, puteți face Raportarea pe cale externă, adresându-vă, după caz, Agenției Naționale de Integritate (integritate.eu) sau la autoritățile și instituțiile publice care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează Raportări referitoare la Încălcări ale legii, în domeniul lor de competență.

5. MĂSURI DE PROTECȚIE, MĂSURI DE SPRIJIN ȘI MĂSURI REPARATORII

Vă asigurăm că tratăm cu seriozitate toate informațiile primite şi garantăm confidențialitatea informațiilor primite prin intermediul Raportării dumneavoastră, Persoana desemnată fiind ținută de obligația de confidențialitate, în conformitate cu Legislația aplicabilă. Astfel, Persoana desemnată are obligația de a nu dezvălui identitatea Avertizorului și nicio informație care să permită identificarea dumneavoastră, excepție fiind situația în care acest lucru reprezintă o obligație impusă de lege, situație în care veți fi notificat, în scris, anterior divulgării, cu privire la divulgarea identității și a motivelor divulgării datelor confidențiale în cauză. Informarea cu privire la divulgare nu există în cazul în care informarea ar periclita investigațiile sau procedurile judiciare.

De asemenea, obligația de a păstra confidențialitatea nu se aplică în cazul în care Avertizorul a dezvăluit în mod intenționat identitatea sa în contextul unei Divulgări publice.

Societatea se asigură că Avertizorul care raportează orice Încălcare a legii este protejat corespunzător, în condițiile legii, împotriva unui posibil impact negativ, ca de exemplu Represalii, discriminare sau orice formă de tratament nedrept.

De asemenea, vă aducem în vedere faptul că în cazul în care vi se aplică una sau mai multe Represalii menționate anterior, ca urmare a Raportării, aveți posibilitatea de a contesta măsurile printr-o cerere adresată instanței competente.

Agenția Națională de Integritate asigură consilierea și informarea în legătură cu măsurile de protecție, cu drepturile, procedurile și măsurile reparatorii aplicabile și vă poate oferi asistență în legătură cu protecția dumneavoastră împotriva Represaliilor în fața oricărei autorități.

Măsurile de protecție, de sprijin și reparatorii aplicabile Avertizorilor, se aplică, în condițiile Legislației aplicabile, și:

1. Facilitatorilor;
2. persoanelor terțe care au legături cu Avertizorul în interes public și care ar putea să sufere Represalii într-un Context profesional, cum ar fi colegi sau rude ale acestuia;
3. persoanelor juridice deținute de către Avertizorul în interes public sau pentru care Avertizorul în interes public lucrează sau cu care are alte tipuri de legături într-un Context profesional;
4. Avertizorului în interes public care, în mod anonim, a raportat sau a divulgat public informații referitoare la încălcări, dar este ulterior identificat şi suferă Represalii;
5. Avertizorul în interes public care efectuează raportări către instituțiile, organele, oficiile sau agențiile competente ale Uniunii Europene.

6. PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Orice prelucrare a datelor cu caracter personal în aplicarea acestei Politici se realizează în conformitate cu regulile interne şi cu reglementările legale aplicabile.

7. DISPOZIȚII FINALE

Societatea va monitoriza implementarea acestei Politici, o va revizui după cum este necesar, în pentru conformitate cu modificări ale legislației aplicabile sau pentru luarea oricăror măsuri considerate necesare pentru asigurarea eficienței acesteia.

Utilizarea abuzivă a canalului de raportare reprezintă o încălcare a regulilor de conduită aplicabile la nivelul Societății, este considerată abatere disciplinară și va atrage consecințele conform prevederilor legale aplicabile, respectiv poate conduce la exercitarea drepturilor conferite de către legislația aplicabilă, la nivel general.

Prevederile Politicii se completează în mod corespunzător cu dispozițiile legislației aplicabile, precum și cu alte reguli interne în vigoare la nivelul Societății.